Executive Secretary (bilingual) at the European Sociological Association

Position proposed: Direction Assistant

Title of the position: Bilingual Executive Secretary at the European Sociological Association (ESA)

Work conditions: full time with some potential for flexible working

(Assistant-e de direction, CDI à temps plein, 35h/semaine, classification : 371 de la Convention

Nationale Collective « Acteurs du lien social et familial: centres sociaux et socioculturels, associations d’accueil de jeunes enfants, associations de développement social local – JO 3218 / IDCC 1261 »)

Temporary contract with the possibility of a permanent position

Salary: circa 30.000 Euro gross per year depending on qualifications, skills and professional experience in similar posts

The European Sociological Association is a non-profit organization which aims to facilitate sociological research, teaching and communication between sociologists and other scientists, and to give sociology a voice in European affairs. ESA has more than 3,000 members across Europe. Key activities are the biennial conference, support of up to 40 events every two years, two academic journals and the e-magazine ‘The European Sociologist’.

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Missions: The person appointed as executive secretary shall be motivated to work in an international environment, and will be responsible for supporting and collaborating with the

President of the ESA, the Vice – Presidents, the Treasurer, the General Secretary and the other members of the Executive Committee. The executive secretary will be responsible for a variety of administrative and accounting tasks related to the European Sociological Association and support the work of the Executive Committee. The person appointed will also act as the point of contact among the Executive Committee and the ESA members. The employee will be supervised by the

ESA’s President, Treasurer and General Secretary.

Responsibilities will include:

• keeping record of income/expenses and preparing monthly/ quarterly and annual reports
• maintaining the accounts (reporting regularly to an external bookkeeper and the Treasurer) and budget monitoring
• completing usual administrative processes (personnel, social security institutions, insurances, bank, service providers, etc.),
• managing the membership subscriptions including communication with members and interested parties as a central point of contact of the ESA (by email);
• organising meetings of the Executive Committee under guidance of the President and making travel and accommodation arrangements (logistics, hotels and catering, taking minutes);
• administrating and assuming a secretarial role for the Conference and other events (along with the temporary administrative teams);
• keeping track of the Research Networks’ budgets; contacts with National Sociological

Associations and the ESA’s Research Network Coordinators;

• formatting information for internal and external communication – memos, emails, minutes, presentations, reports;
• organising and maintaining the ESA office filing system;
• keeping clear and accessible records and taking care of the ESA information archive.
• managing information flow in a timely and accurate manner.
• accomplishing other relevant duties commensurate with the grade of the post as may be assigned by the members of the office in agreement with the employee. Such agreement should not be unreasonably withheld.

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The day-to-day work of the executive secretary will be supervised by the ESA President, Treasurer and General Secretary.

Essential:

• Educational qualifications in administration and budgeting (Brevet de Technicien Supérieur – BTS and/or Bachelor’s degree)
• Fluent English and French – written and spoken (both are working languages of the ESA)
• Work experience ( > 2 years) as an Executive secretary, or similar position
• Good experience in creating and maintaining both electronic and paper filing systems
• Excellent verbal and written communications skills
• Excellent MS Office knowledge
• Experience with databases (CRM systems)
• Experience with accounting tasks
• Excellent communication skills
• Proactivity and excellent organizational skills
• Experience in working with administration and regulation in France

Desirable: Experience in supporting the organisation of events/conferences Experience in membership organisation Experience of working in international environments will be valued

Good interpersonal skills The ability to collaborate remotely with small teams Ability to work under pressure and meet deadlines Letters of recommendation

Application Deadline: until 24 June 2022 (17:00 CET)

Starting date: as soon as possible starting from 25 July 2022

Advantages: Ticket Restaurant

The applications must be presented in English in one PDF file and include a letter of motivation and a

Curriculum Vitae with details of skills, experience, and qualifications (including English/French

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Language certificates if appropriate). Applications missing one of the two required documents, or

not presented in English, will not be considered.

Interviews will be conducted in English and in French.

The ESA is an Equal Opportunity Employer.

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[Version Français]

Poste proposé: Assistante de direction

Description du poste : Secrétaire Exécutif(ve) Bilingue au sein de l’Association Européenne de

Sociologie

Conditions contractuelles :

Assistant(e) de direction, CDD à temps plein, 35h/semaine. Possibilité de conversion CDI.

Classification : 371 de la Convention Nationale Collective « Acteurs du lien social et familial: centres sociaux et socioculturels, associations d’accueil de jeunes enfants, associations de développement social local – JO 3218 / IDCC 1261 »

Contrat temporaire avec la possibilité d’un poste permanent.

Salaire : environ 30 000 euros bruts par an, en fonction des qualifications, des compétences et de l’expérience professionnelle dans des postes similaires.

L’Association Européenne de Sociologie est une organisation à but non lucratif qui vise à faciliter la recherche et l’enseignement en sociologie ainsi à favoriser la communication entre sociologues et autres chercheurs provenant d’autres champs scientifiques; également l’ESA vise à donner à la sociologie une voix dans les affaires européennes. L’ESA compte avec plus de 3.000 membres à travers l’Europe. Dans les principales activités réalisées par l’ESA, il faut souligner sa conférence biennale, le soutien de jusqu’à 40 événements tous les deux ans, deux revues académiques et le magazine électronique “The European Sociologist”

Taches:

Le(a) secrétaire exécutif(ve) devra être motivée pour travailler dans un environnement international, et sera chargée de soutenir et de collaborer avec le Président de l’ESA, les Vice-présidents, le

Trésorier, le Secrétaire Général et les autres membres du Comité Exécutif. Le secrétaire exécutif sera responsable d’une variété de tâches administratives et comptables liées à l’Association Européenne de Sociologie et soutiendra le travail du Comité Exécutif. La personne désignée agira également comme point de contact entre le Comité Exécutif et les membres de l’ESA. L’employé sera supervisé par la Présidente, le Trésorier et la Secrétaire Général de l’ESA.

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Les responsabilités comprendront:

• tenir un registre des revenus/dépenses et préparer des rapports mensuels/trimestriels et annuels;
• tenue des comptes (rapports réguliers à un comptable externe et au Trésorier) et suivi budgétaire ;
• accomplir les démarches administratives usuelles (personnel, organismes de sécurité sociale, assurances, banque, prestataires de services, etc.),
• gérer les souscriptions des membres, y compris la communication avec les membres et les parties intéressées en tant que point de contact central de l’ESA (par e-mail);
• organiser les réunions du Comité Exécutif sous la direction de la Présidente et organiser les déplacements et l’hébergement (logistique, hôtellerie et restauration, rédaction des procès- verbaux);
• administrer et assurer le secrétariat de la Conférence et d’autres événements (avec les équipes administratives temporaires) ;
• assurer le suivi des budgets des Réseaux de Recherche; contacts avec les associations nationales de sociologie et les coordinateurs des réseaux de recherche de l’ESA;
• mise en forme des informations pour la communication interne et externe – mémos, e-mails, procès-verbaux, présentations, rapports ;
• organisation et maintenance du système d’archivage du bureau de l’ESA ;
• tenir des registres clairs et accessibles et s’occuper des archives d’informations de l’ESA;
• gérer le flux d’informations de manière opportune et précise;
• l’accomplissement d’autres tâches pertinentes en rapport avec le grade du poste qui peuvent être assignées par les membres du bureau en accord avec l’employé. Un tel accord ne doit pas être refusé de manière déraisonnable.

Le travail quotidien du secrétaire exécutif sera supervisé par la Présidente, le Trésorier et la

Secrétaire Général de l’ESA.

Compétences Essentielles :

Diplômes d’études en administration et budget (Brevet de technicien supérieur – BTS et/ou

Baccalauréat)

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Anglais et français courants – écrits et parlés (les deux sont les langues de travail de l’ESA)

Expérience professionnelle ( > 2 ans) en tant que secrétaire de direction, ou poste similaire

Bonne expérience dans la création et la maintenance de systèmes de classement électroniques et papier

Excellentes compétences en communication verbale et écrite

Excellente connaissance de MS Office

Expérience avec les bases de données (systèmes CRM)

Expérience des tâches comptables

Proactivité et excellent sens de l’organisation

Expérience de travail avec l’administration et la réglementation en France

Compétences Souhaitées :

Expérience dans le soutien à l’organisation d’événements/conférences

Expérience dans l’organisation de membres

Une expérience de travail dans des environnements internationaux sera appréciée

Bonnes compétences interpersonnelles

Capacité à collaborer à distance avec de petites équipes

Capacité à travailler sous pression et à respecter les délais

Lettres de recommandation

Date limite de candidature : jusqu’au 24 juin 2022 (17h00 CET)

Date de début : dès que possible à partir du 25 juillet 2022

Avantages : Ticket Restaurant

Les candidatures doivent être présentées en anglais dans un fichier PDF et inclure une lettre de motivation et un curriculum vitae avec des détails sur les compétences, l’expérience et les

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qualifications (y compris les certificats de langue anglais / français). Les candidatures manquant l’un des deux documents requis, ou non présentées en anglais, ne seront pas prises en compte.

Les entretiens se dérouleront en anglais et en français.

L’ESA est un employeur garantissant l’égalité des chances.

Job Type: Full-time

Salary: 29,000.00€ – 30,000.00€ per year

COVID-19 considerations:
We respect all recommended measures against COVID-19. / Respect pour toutes les précautions recommandées contre la COVID-19.

Language:

Application Deadline: 24/06/2022
Expected Start Date: 25/07/2022